Agenție B2B: 240h/lună eliberate cu fluxuri Make + AI

Despre client

Date anonimizate prin acord de confidențialitate — păstrăm doar contextul relevant.

Industrie

Agenție servicii profesionale B2B

Dimensiune

22 oameni, 80+ clienți activi

Durată

Implementare 8 săptămâni

Regiune

România + clienți DE/AT/FR

Provocările

• 1Echipa pierdea ~3 ore pe zi cu mutat date între CRM, sheets, billing și email.
• 2Rapoartele lunare către clienți se făceau manual — 2 zile / lună, per client.
• 3Cereri de ofertă scăpate în inbox-uri personale, fără tracking centralizat.
• 4Briefing-urile de la clienți erau text liber — calitate inconsistentă a outputului echipei.

Ce am făcut, etapă cu etapă

1. 01. Discovery & mapare procese

   Săptămânile 1–2
   • Workshop cu fiecare departament — listare procese, măsurare timp real, identificare blocaje.
   • Prioritizare ROI: 6 procese cu impact mare × efort mic au intrat în roadmap fază 1.
   • Decizie stack: Make pentru fluxuri vizuale, n8n self-hosted pentru date sensibile, Lovable AI Gateway pentru LLM-uri.

2. 02. Build fluxuri & integrări

   Săptămânile 3–6
   • Flux 1: intake lead-uri → calificare AI → CRM cu scoring și asignare automată.
   • Flux 2: brief client → extragere AI a cerințelor → ticket structurat în PM tool.
   • Flux 3–4: time tracking → factură draft → aprobare → trimitere automată.
   • Flux 5–6: raport client lunar cu metrici live + summary AI personalizat per client.

3. 03. Testare & rollout

   Săptămânile 7–8
   • Shadow run 2 săptămâni: fluxurile au rulat în paralel cu procesul vechi.
   • Training echipă: 4 sesiuni pe roluri, documentație Loom + cheat sheets.
   • Switch complet cu monitoring live primele 30 zile post-launch.

• 240h/lună economisite cumulat — echipa redirecționată pe muncă strategică și client-facing.
• Lead response time: de la 14h medie la sub 20 minute (cu calificare AI prealabilă).
• Rapoarte lunare client livrate automat în prima zi a lunii — fără efort manual.
• Echipa raportează satisfacție vizibil crescută — „muncă cu sens”, nu mutat date.

• Începe cu procesul, nu cu tool-ul — Make/n8n sunt mijlocul, nu scopul.
• AI bun pentru extras structură din text liber; om bun pentru decizia finală.
• Shadow run minimum 2 săptămâni — evită surprizele în luna întâi de operare.

Alte studii de caz